آيا تا به حال از مدير عامل يا رييس خود، درباره هزينه گزاف پروژه هاي نرم افزاري چيزي نشنيدهايد؟ آيا همه مديران شرکت، پروژههاي
خود را شماره 1 و
مهمترين کار شرکت نميدانند؟ عيبي ندارد، شما تنها نيستيد. تقريبا 50 درصد
از مشکلات مديران فنآوري اطلاعات به 3 موضوع زير برميگردد:1- تصميمهاي فنآوري اطلاعات سازمان، بدون يک استراتژي مشخص صورت ميگيرد.
2- تعيين اولويتهاي سازمان، بدون يک استراتژي مشخص صورت ميگيرد.
3- تخصيص بودجه، (درست فهميديد) بدون يک استراتژي مشخص صورت ميگيرد.
جالب است که مدير فنآوري اطلاعات سازمان خود باشيد و ندانيد که سازمان به کجا ميخواهد برود. درست مانند اين است که شما را با چشمان بسته، در يک ماز (Maze) رها کرده باشند. هرگز نميدانيد که در مسير صحيح هستيد يا نه! چندين بار بالا و پايين و راست و چپ ميرويد و آخرش هم در سر در گمي به سر مي بريد و راههاي غلط را چندين بار طي کردهايد.
تعيين و تنظيم اهداف فنآوري اطلاعات در سازمان، فقط با همراهي و همياري مستمر مديران ارشد سازمان ميسر است. اگر خداي نکرده با وضعيتي خلاف اين حالت روبرو شديد، به نحوي از مهلکهي پيش آمده براي خود فرار کنيد. عاقبت شما از الان معلوم است! اما بدانيد که مديران شما نيز مانند بسياري از خريداران ديگر داري يک حس مقاومت هستند و تا وقتي كه در شک به سر مي برند، مقاومت ميکنند. براي قانع کردن آنها هميشه 2 وجه را مد نظر داشته باشيد:
1- آنها را قانع کنيد و به مرحله تصميم گيري برسانيد.
2- آنها را ترغيب به انجام تصميمات خود بنماييد.
اگر قانع شدند ولي عمل نکردند، بدانيد که قانع نشدهاند. بري پيشبرد مطلوب خود، روند 5 مرحلهايي اثبات شده (فعلا) زير را بکار بريد:
1- مشکلات را شناسايي کنيد. آنهايي كه آشکارند و آنهايي که پنهان ماندهاند.
2- راه حل ارايه دهيد و تاييد قلبي بگيريد.
3- منافع را به صورت کمي و با اعداد و ارقام بيان نماييد.
4- زمان، افراد و ملزومات گامهاي بعدي را معيين کنيد.
5- تبعات اقدام نکردن را ذکر کنيد.
1- مشکلات را شناسايي کنيد. آنهايي كه شکارند و آنهايي که پنهان ماندهاند. اولين کار شما، بيان و تبيين مشکلات از ديدگاه مدير عامل است. مدير عامل وقتي که حرفهاي شما را شنيد، بايد به خودش بگويد که اين گفتهها دقيقا خواسته من است. مديران اجرايي معمولا مشکلات يکساني دارند، معمولا آنها معتقدند که در سازمانشان مسايل زير وجود دارند:
- تقاضاي زياد براي محصولات فنآوري اطلاعات، حجم ادارات تابعه و خرج آنها را زياد ميکند.
- بين واحدهاي فنآوري اطلاعات و ساير واحدها، عدم درک متقابل و گنگي وجود دارد.
- بين واحدهاي سازماني، بر سر تقدم و تبيين جايگاه هر پروژه، کشمکش و منازعه وجود دارد.
- کارها و پروژههاي تکراري در قسمتهاي مختلف سازمان وجود دارد.
- منابع و مدعيان فنآوري اطلاعات، چند گانه هستند.
- پروژههاي فنآوري اطلاعات بايد با اهداف شرکت هماهنگتر باشند.
2- راه حل ارايه دهيد و تاييد قلبي بگيريد. خيلي به عمق نرويد. موارد اصولي، مهم و تعيين کننده را بيان کنيد و اجازه دهيد که مخاطبين شما فکر و سوال کنند. هميشه در نظر داشته باشيد که آنها خود از متخصصين کار هستند. اگر از ته قلب به راه حل شما اعتقاد نداشته باشند، حتما يا در جلسات بعدي تغيير عقيده ميدهند يا در هنگام پشتيباني، پشت شما را خالي ميکنند.
3- منافع را به صورت کمي و با اعداد و ارقام بيان نماييد. حتما در نظر داشته باشيد که منافع را به صورت شخصي هم بيان نماييد. مثلا اگر اين کار بشود، آقاي حسيني دو ماه زودتر گزارشات مديريت را تحويل ميدهد. مهم نيست که مخاطب چه کسي باشد، هر فردي فقط وقتي به شما توجه ميکند که مسايل مورد علاقه خودش را بيان کنيد و ميخواهد بداند که شما براي او و فقط او چه ميکنيد.
4- زمان، افراد و ملزومات گامهاي بعدي را معيين کنيد. برنامه شما بايد کاملا عمل گرا باشد و اقدامات عملي را فهرست کند. مثلا بگوييد که: "لازم است در نشست بعدي مديران، اهداف و زمان شروع پروژه بيان شود" يا "براي اطمينان از صحت کارها، لازم است که يکي از مديران ارشد با ما همکاري کند، آقاي حسيني براي اين کار خوب است، شما چه کسي را ترجيح ميدهيد؟" اولين افرادِ لازم براي شروع کار، مديران ارشد هستند، هميشه از آنها شروع کنيد.
5- تبعات اقدام نکردن را ذکر کنيد. توليد و تحريک انگيزهها را براي پيشرفت، هميشه دنبال کنيد. به مديران بگوييد که: "هيچ چيز عوض نميشود، اگر هيچ چيز عوض نشود." مضرات اقدام نکردن و تبعات آنرا ذکر کنيد. بيان کنيد که وضع موجود و ماندن در اين حالت چقدر بد است. باز هم از شخصي کردن موضوع غفلت نکنيد، هر فردي مايل است که مشکلاتش حل شود.